AI implementeren in klantenservice

AI integreren in klantenservice

Klantenservice is een perfecte match voor AI-innovatie: “tot 70% van de klantenservice vragen zijn repeterend en makkelijk te automatiseren (McKinsey)”. 

De voordelen van AI in klantenservice zijn eindeloos: het verlaagt de kosten drastisch, het leidt tot hogere klanttevredenheid en het verbetert de werkvreugde van medewerkers door repetitieve verzoeken weg te nemen. 

Met zulke duidelijke voordelen zou je verwachten dat de meeste e-commercebedrijven AI al in hun klantenservice zouden hebben geïntegreerd. Dat is echter niet het geval. Waarom? Het integreren van AI in je ecommerceomgeving is niet bepaald eenvoudig, het is een uitdagend proces. 

De uitdaging van het implementeren van AI in je klantenservice

1) De juiste AI-tool kiezen:

Er zijn veel AI-toepassingen en -oplossingen, en er komen elke dag nieuwe bij. Als de consolidatieslag begint, is je AI-oplossing dan nog steeds beschikbaar, of moet je opnieuw beginnen? Wij structureren je gegevens en beleid zodanig dat ze direct toepasbaar zijn voor de meeste AI-oplossingen en CMS/ticketsystemen. 

2) Waar te beginnen?

Heb je een goed gestructureerd overzicht van alle binnenkomende verzoeken? Met die informatie weet je waar je moet beginnen en welke categorie je als eerste moet automatiseren om de grootste impact te hebben. 

3) Hoe?

Nu begint het echte werk: klantenservicegegevens en productinformatie op de juiste manier structureren en organiseren, het juiste beleid opstellen en implementeren en de AI-oplossing trainen tot de best mogelijke klantenservicemedewerker. 

3 colleagues planning a strategy on a window with office materials

AI-klantenservice implementatie door Salesupply

Schematic overview of AI Implementation flow

Salesupply is de specialist in ecommerce klantenservice. We hebben ecommerce internationalisering veranderd door flexibele pay-per-use-service aan te bieden in 25 talen. 

Nu definiëren we ecommerce klantenservice opnieuw met flexibele AI-integratie:  

  • Onze experts implementeren de meest geschikte AI-oplossing in je huidige CMS; 
  • Een groot deel van je schriftelijke klantenservice automatiseren met AI; 
  • Samen met getrainde klantenservicemedewerkers worden je klanten geholpen door het ultieme AI Hybrid Customer Service-team. 

AI-oplossingen & klantenservice-integraties

Als specialist in ecommerce klantenservice hebben we integraties voor de meest gebruikte ecommerceplatforms en ERP-systemen. Hieronder vind je een overzicht van de AI-oplossingen die we kunnen implementeren en de systemen waarin we ze kunnen implementeren. Mis je jouw oplossing of systeem? Neem dan contact met ons op 

Overview of AI solutions and Customer Service systems we can integrate

Maak je klantenservice toekomstbestendig met AI

Fashion models on the catwalk

Voor een bekend luxe modemerk uit Nederland hebben we een email AI-oplossing geïmplementeerd. 

 
De resultaten na twee maanden: 

  • 40% van alle schriftelijke communicatie is geautomatiseerd en wordt volledig afgehandeld door AI; 
  • De belangrijkste categorie klantenserviceverzoeken is voor 70% geautomatiseerd; 
  • Een kostenbesparing van 30% in de eerste 2 maanden, met een doelstelling van 60%; 
  • Volgende stappen: externe systemen koppelen om automatisch retourlabels aan te maken en terugbetalingen uit te voeren.
Industrial role of plastic

Voor een succesvol Europees B2B-platform in kunststoffen hebben we zowel een AI-email- als een chatbot-oplossing geïntegreerd. 

De resultaten na drie maanden: 

  • 95% nauwkeurigheid in chat; 
  • 99,5% van alle schriftelijke communicatie is geautomatiseerd en wordt volledig afgehandeld door AI; 
  • Kostenbesparing van 15% op alle bestaande servicekanalen door de introductie van een nieuw AI-chatkanaal. 
Store rack with hoodies

Voor een toonaangevend Pools sportkledingmerk hebben we onlangs Salesupply Email Aigent geïntegreerd in de agent assist-modus om de klantenservicemedewerkers te ondersteunen. 

De eerste resultaten: 

  • De tijd die per medewerker aan e-mails wordt besteed, is met 90% verminderd; 
  • Volgende stappen: e-mail volledig automatiseren. 

FAQ: AI implementeren in de klantenservice

We worden blij hoogwaardige klantenservice. Op dit moment kan AI de rol van de klantenservice nog niet helemaal overnemen. Als je een eigen klantenserviceteam hebt, implementeren we graag de AI-oplossing voor je en trainen we je team om ermee te werken. 

Gebruik AI als je eerste virtuele agent voor terugkerende tickets en als agent assist voor de rest – met menselijke overdracht bij lage betrouwbaarheid en met duidelijke kwaliteitscontroles. 

Stappen: 

  • Identificeer veelgestelde vragen 
  • Stel beleid op 
  • Orderintegratie (orderstatus/WISMO, retourzendingen,). 
  • Automatiseer triage, tagging, routing en notities na interactie. 
  • Escaleer met context wanneer het vertrouwen laag is of de klant daarom vraagt. 
  • Beoordeel antwoorden met een lage betrouwbaarheid 

Begin met duidelijke KPI’s, koppel je kennisbank, OMS/CRM/logistiek en geef prioriteit aan de categorieën met het hoogste volume om het rendement op je investering te versnellen. Start een pilot in één kanaal, voeg betrouwbaarheidsdrempels en menselijke overdracht toe en herhaal vervolgens wekelijks het afwijzen, de nauwkeurigheid, AHT en CSAT. 

  • Definieer use cases + KPI’s 
  • Controleer en koppel gegevens 
  • Kies een aanpak: virtuele agent, agentassistentie of workflow-automatisering 
  • Geef prioriteit aan categorieën met een hoog volume 
  • Ontwerp prompts en beleid: toon, terugbetalingsregels, lijsten met wel/niet beantwoorden, enz. 
  • Train en zaai voorbeelden 
  • Kwaliteitspoorten: betrouwbaarheidsdrempels, hallucinatiefilters, beperkte onderwerpen. 
  • Pilot → A/B-uitrol 
  • Monitor en verbeter: bekijk mislukkingen, werk kennis bij, stem prompts en routing af. 

AI kan veelgestelde vragen (WISMO, retourzendingen) helemaal oplossen, antwoorden opstellen en vertalen, discussies samenvatten, automatisch taggen/routeren en complexe gevallen met context escaleren. In de praktijk verwerkt AI nu 45-70% van de schriftelijke verzoeken die onze AI-klanten krijgen, wat veel kosten en tijd bespaart. 

Kernmogelijkheden van AI: 

  • Selfservice: beantwoordt veelgestelde vragen, bestelstatus (WISMO = “Where Is My Order?”), retourzendingen, omruilingen. 
  • Agentassistentie: stelt antwoorden voor, stelt e-mails op, zoekt live naar kennis, vat gesprekken samen. 
  • Intelligentie: intentiedetectie, sentiment, prioriteitsscoring, taaldetectie/vertaling. 
  • Operaties: automatisch taggen, routeren, QA-scoring, analyse na interactie. 

Breng 1-3 intenties in kaart (bijv. WISMO, retourzendingen), structureer beleid/productgegevens, definieer prompts en guardrails, integreer OMS/CRM en ontwerp een menselijke handoff. Op deze manier kan maar liefst 50 procent van de klantenservice-interacties worden geautomatiseerd. McKinsey

Een praktische opzet 

  • Breng intenties in kaart en kies 1 tot 3 categorieën om mee te beginnen 
  • Structureer kennis 
  • Maak prompts en systeemregels 
  • Train met voorbeelden en negatieve gevallen. 
  • Richtlijnen: betrouwbaarheidsdrempels, blokkering van gevoelige onderwerpen 
  • Ontwerp escalatie: overdracht aan een medewerker met volledige context. 
  • Meet 
  • Schaal